GESTÃO FINANCEIRA – Melhoria do Resultado

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Gestão Financeira = Melhoria do Resultado ??
Existem alguns cuidados e controles que qualquer empresa deve ter. Muita gente pensa que a solução para um negócio passando por dificuldades é simplesmente aumentar as vendas, mas a realidade é outra e existem várias atividades que podem ser feitas para a empresa ficar no azul. Alguns cuidados e controles importantes são:

·         Passo 1 – Reduzir Custos

·         Passo 2 – Controlar Recebíveis

·         Passo 3 – Renegociar Preços e Prazos

·         Passo 4 – Se Preparar para a Sazonalidade

1. Reduzir Custos

Tendo um Controle do seu Fluxo de Caixa você consegue entender seus gastos. Ao manter sua empresa enxuta e fazer redução de custos, você pode contribuir para um aumento do seu resultado final, redução da margem de contribuição e também um aumento da lucratividade. Ou seja, são só benefícios, então não existe motivo para manter os custos elevados quando você pode trabalhar para ter um controle melhor.

 

Mas como podemos reduzir custos na prática?

Análise do Plano de Contas

Plano de contas é a separação de suas receitas e despesas em grupos específicos, que você usa na hora de registrar suas movimentações no seu  Fluxo de Caixa. Se você sabe que tem contas que não são mais importantes do que outras, vale a pena investigar mais a fundo cada uma delas para entender onde existe possibilidade de redução de custos.

A dica principal aqui é tentar entender o quanto você tem de custos para cada um desses grandes grupos e depois colocar metas para redução desse valores analisando o nível de especificidade. Esse trabalho pode ser ajudado pelo nosso próximo ponto.

 

Análise do DRE (Demonstração do Resultado do Exercício)

 

Para fazer análises específicas, vale a pena dar uma olhada no seu demonstrativo do resultado do exercício (DRE). De uma maneira rápida é possível encontrar pontos de custos elevados e trabalhar em cima deles. Você deve achar pontos de custos muito altos e identificar os possíveis problemas

Descoberto o custo alto, vale a pena entrar na especificação das despesas e ver qual conta é a responsável. No Fluxo de Caixa esses dados são facilmente encontrados no relatório do DRE.

A partir disso, já é possível planejar uma redução de custos.

Análise dos Dados por Gráficos

Para fechar, uma grande aliada da redução de custos são as análises visuais, onde você rapidamente entende qual tipo de custo é maior e o motivo. Para fazer esse tipo de avaliação é importante que o seu Fluxo de Caixa te propicie gráficos prontos e específicos em dashboards:

Assim é possível ter uma visualização rápida de algum grupo do plano de contas de despesas que é mais relevante. No nosso caso, as despesas estão bem balanceadas com uma porcentagem maior para despesas com produtos e despesas de marketing. Esses poderiam ser os pontos de partida em um estudo de redução de custos da sua empresa.

 

O importante é que, ao analisar seus dados, você consiga entender exatamente os seus gastos e que você possa traçar planos de ação ou propor outras soluções para esses custos. Alguns exemplos:

·         Se for uma despesa com Marketing: Vale ver a real efetividade desse gasto e se ele está trazendo retorno. Vale também repensar ações e campanhas com custos menores.

·         Se for uma despesa com RH: Vale ver se a equipe não está inflada, se cabe espaço para demissões ou terceirizações de serviços não essenciais.

·         Se for uma despesa de produção: Vale renegociar prazos e preços com fornecedores ou verificar se existem matérias primas mais baratas que mantenham a qualidade, por exemplo.

·         Se for uma despesa com serviços: Vale entender se os projetos estão sendo mal planejados e se existem custos maiores por causa desse orçamento feito de forma equivocada.

2. Controlar Recebíveis

Mais de 75% dos brasileiros possuem cartão de crédito e fazem compras com ele. Além disso, existem outras formas de pagamento a prazo, como boletos ou carnês, e até prazos de pagamento mais longos nas formas tradicionais como depósito bancário ou cheques, depende do acordo com o cliente. Com essa variedade de formas de pagamento é importante ter alguns cuidados na hora de gerenciar os seus recebimentos.

Prazos mais longos e o capital de giro

Ao aceitar prazos mais longos você está deixando de ter recebíveis no curto prazo para aceitá-los no longo. Portanto não se esqueça do seu capital de giro e evite surpresas como ter que resgatar valores de vendas parceladas em cima da hora, já que, nesse resgate, você terá que pagar taxas para ter esse dinheiro antecipadamente. Por isso é importante ter muito cuidado e verificar se a sua empresa terá condições de oferecer prazos de pagamentos muito grandes, ou se isso prejudicará a saúde financeira do seu negócio.

Uma dica que posso dar é ir aumentando, aos poucos, os prazos das parcelas. Comece com poucos meses, oferecendo poucas parcelas e depois vá se acostumando a essa condição de receber depois da data da compra. Não fique com necessidade de capital de giro e acabe tendo que pedir empréstimos ou tendo que antecipar os valores das parcelas futuras. Controle os seus recebimentos e sempre confira a situação do seu Fluxo de Caixa para ver se as entradas financeiras parceladas estão prejudicando ou ajudando o seu negócio.

Taxas e mais taxas

Para oferecer cartões como forma de pagamento será necessário que você pague algumas taxas para as operadoras de cartão, como aluguel das máquinas e taxas sobre as vendas a prazo, além das taxas de antecipação caso você queira resgatar valores futuros.

Portanto fique atento as taxas na hora de escolher a sua operadora de cartão. Aceitar muitas bandeiras de cartão, por exemplo, podem acabar gerando taxas mais altas, portanto limite as bandeiras de cartão para aquelas que seus clientes realmente usam.

 

É importante também manter o controle dos seus recebimentos e de quanto você deverá pagar por cada um desses recebimentos com as suas taxas atuais, por isso utilize uma ferramenta para fazer esse controle. Um Controle de Cartões de Crédito pode te ajudar a entender melhor essas taxas e recebíveis.

Inadimplência

É importante ficar atento ao volume de parcelas em aberto e avisar o cliente que ele está inadimplente e quais restrições a empresa ou ele podem sofrer caso não realize o pagamento, mas cuidado para não ser intransigente.

Cobrar um cliente é algo constrangedor para a maioria dos empresários, principalmente na pequena e média empresa, em que o empresário está em contato direto com o cliente. Na consultoria, por exemplo, é muito comum o consultor ser o gestor financeiro. Como fazer isso sem prejudicar a relação com o cliente, eu tenho duas dicas que podem ajudar:

·         Crie um e-mail do financeiro da sua empresa e faça os comunicados de cobrança, confirmação de pagamento, envio de notas fiscais e boletos, por esse e-mail

·         Caso tenha que cobrar por telefone, peça para um sócio realizar a cobrança dos seus clientes

Uma excelente forma de premiar bons clientes e reduzir a inadimplência é oferecer descontos para pagamento antecipados. Além disso, se a sua empresa está sofrendo com a falta de caixa essa é uma boa opção para aumentar o caixa e disponibilizar mais dinheiro para investimentos. Para decidir o quanto vai oferecer de desconto faça simulações no seu caixa, verificando até que percentual é possível chegar sem afetar a saúde financeira da empresa no mês corrente e no futuro.

Poucas são as empresas que agradecem seu cliente pelo pagamento da fatura no prazo acordado, mas essa semana eu recebi um e-mail (por falta de atenção acabei deletando) em que a loja agradecia o pagamento da fatura antes da data de vencimento. Como clientes temos obrigação de pagar nossas faturas em dia, mas é sempre bom ser reconhecido por agir corretamente. Imagine se o seu cliente tem que escolher entre pagar a sua fatura e a de outro fornecedor, qual você acha que ele vai escolher? No meu caso, eu escolheria a empresa que me enviou o agradecimento.

 

A melhor forma de controlar inadimplência é com uma eficiente gestão do  Fluxo de Caixa que controle Contas a Receber.

3. Renegociar Preços e Prazos

Essa é uma rotina que muita gente que trabalha com Financeiro deixa passar. Muitas vezes um problema de caixa está relacionado a um prazo de pagamento que complica, ou um preço que está bem alto após aumentar a produção, mas esses dois pontos tem a mesma solução simples: conversar com seus fornecedores. Existem algumas vantagens que você deve buscar na hora de negociar com seus fornecedores. São elas:

Melhores Preços

Esse talvez seja o primeiro motivo que vem na cabeça de qualquer pessoa quando se fala em negociação: o melhor preço. O bom comprador já sabe que o preço deve ser negociado, principalmente levando em conta os interesses estratégicos da empresa, como por exemplo se ela vai ter caixa suficiente para bancar a compra e o nível de urgência e prioridade do item a ser comprado.

Na busca pelo melhor preço vale manter um controle da sua Gestão de Compras  fazendo cotações e garantindo que os melhores preços estão sendo obtidos.

No entanto, não se deve forçar muito a negociação nos preços, de modo que a compra seja apenas uma relação de ganho para parte do comprador e perda para parte do fornecedor.

Hoje em dia se espera muito mais uma relação de ganha-ganha entre as partes, até porque é fácil entender os malefícios que uma prática mais agressiva da busca de menores preços podem trazer, como o fornecedor ficar sem capital de giro por não ter recebido o suficiente para manter sua operação e você acabar perdendo seu fornecedor no meio do seu processo de produção, por exemplo.

Busque sempre um equilíbrio com seus fornecedores, principalmente se a quantidade de matéria prima que você comprou tem aumentado. Além disso, é importante controlar a evolução dos preços dos produtos, inclusive na hora de se preparar para negociar uma diminuição no preço.

Melhores Prazos

Outra vantagem importante da negociação na gestão de compras é conseguir melhores prazos de pagamento e de recebimento do produto ou prestação do serviço.

 

Um exemplo prático: Imagine que você tem uma indústria que fabrique qualquer produto.  (sapatos como exemplo)  Você tem um fornecedor do material necessário para isso, mas ele quer renegociar o preço da matéria prima que ele te vende. Como você não pode ficar sem produzir, e ele está irredutível em relação ao preço, você começa a negociar um melhor prazo de pagamento e, se antes você pagava em 15 dias, agora paga em 30 dias.

Agora, apesar do preço maior, você consegue pagar as obrigações ao seu fornecedor depois de ter realizado todo o processo de manufatura do seu produto, vender as primeiras unidades e já consegue pagá-lo com o dinheiro que conseguiu utilizando a própria matéria prima para fabricar esse lote. Assim você conseguiu girar melhor seu fluxo de caixa e não pagou obrigações antes de ter vendido o produto.

Prazos são essenciais por causa disso: você tem mais capilaridade para pagar seus fornecedores inclusive pagando eles depois de ter produzido seu produto e já botado ele a venda no mercado.

4. Se Preparar para a Sazonalidade

É claro que as vendas afetam um negócio. Menos dinheiro entrando gera um impacto grande na produção. Mas o gestor financeiro precisa estar preparado para esse tipo de revés.

Um negócio com vendas sazonais ou com sazonalidade possui seu nível de atividade condicionado a diferentes períodos do ano. Independente do esforço de vendas, haverá meses naturalmente melhores e meses naturalmente piores. Sazonalidade de vendas refere-se a um ciclo repetitivo em determinados períodos do ano. Ela aborda por exemplo, meses em que o empreendedor fecha mais negócios e vendas em relação aos meses em que o negócio vende menos.

Um exemplo de sazonalidade repetitiva é o verão, que todo ano exerce impacto extremamente positivo nos setores de hotelaria e turismo. Um exemplo de sazonalidade não repetitiva para os mesmos setores é a ocorrência de um feriadão. Este evento só ocorreu, pois nesse ano o feriado caiu na terça-feira ou na quinta feira, mas ano que vem, ele não se repetirá.

Há vários negócios naturalmente sazonais. Setores ligados a hotelaria e turismo costumam aquecer no verão, com exceção do turismo para lugares frios ou de neve. Vários setores, principalmente ligados a educação formal ou informal, seguem o calendário escolar.

Se você tem algum tipo de Controle de Vendas, fica mais fácil entender esses períodos e se preparar para esses tempos de poucas vendas. Por isso a principal dica, nesse caso, é registrar e controlar suas vendas, para assim começar a entender melhor como a sazonalidade atua em seu negócio e nas suas receitas.

Abaixo algumas dicas para se proteger da sazonalidade:

Faça seu Planejamento Financeiro

Planejamento financeiro é fundamental para lidar com períodos onde se vende menos, para que você não seja pego de surpresa e sua empresa fique sem “cash”. Por exemplo, numa atividade escolar, segue-se o calendário acadêmico, então sempre nos preparamos para esses períodos de baixas vendas. Faça cálculos detalhados do quanto a sua operação pode ter de tamanho nos períodos ruins, tente reduzir contratos nesses períodos e estipule metas para os períodos bons.

Defina pesos para os períodos

Para projetar o faturamento de uma escola, imputa-se pesos, não só para os meses nas projeções anuais, mas para dias da semana nas projeções mensais.

Se a meta é faturar mil reais em um dia útil comum, já espera-se R$750 para a sexta (0,75 de peso) e R$350 para sábado e domingo (0,35 de peso). É uma forma mais sensível de formular o Orçamento, pois consegue ver o crescimento que  para a empresa é factível em relação ao peso do mês e a quantidade de dias bons.

Planeje a sua operação

Da mesma forma que você fez o planejamento financeiro para saber quanto você vai precisar faturar para aguentar a operação nos períodos de baixa, vale pensar no próprio período de alta. Responda as seguintes perguntas:

·         Quanto eu precisarei ter de estoque?

·         Com qual antecedência preciso comunicar fornecedores?

·         A forma como eu opero a minha logística dará conta?

·         A minha equipe atual conseguirá operar a demanda esperada?

·         Fazendo as alterações necessárias, eu consigo pensar em um modelo que mantenha meu lucro alto no melhor período do ano?

Recapitulando

Gerenciar seu Financeiro é importante e existem diversas rotinas que deixamos de fazer, mas são elas que garantem bons resultados. Ter mais dinheiro não necessariamente significa vender mais, mas sim as coisas simples como cortar custos ou renegociar prazos. Os controles que citamos são:

 

·         Fluxo de Caixa

·         Controle de Recebíveis no Cartão de Crédito

·         Controle de Vendas

·         Gestão de Compras Completa

·         Orçamento Empresarial

 

 

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