Cortar custos não é uma tarefa prazerosa, apesar de necessária, principalmente, em tempos como os que vivemos agora. Neste momento, realizar um orçamento empresarial que estabeleça um custo mínimo para executar as estratégias e metas da organização é essencial.
Para conquistar isso, o orçamento base zero é a ferramenta mais indicada. Esse modelo é a tradução em números do planejamento estratégico da empresa. Ele proporciona uma análise minuciosa dos objetivos da organização, estabelecendo um limiar para definir quais áreas precisarão “sangrar” para diminuir os custos de operação.
A metodologia, desenvolvida em meados dos anos 70 já foi utilizada até pelo governo norte-americano em um projeto de redução de custos no Pentágono. Ou seja, não é brincadeira.
Quer aprender mais sobre esse método e saber como gastar o essencial para o seu sucesso? Acompanhe o nosso post.
O orçamento base zero
Ao contrário de outros métodos de previsão de custos, o orçamento base zero não trabalha olhando para os dados de gastos passados da companhia. Aqui, as despesas são orçadas com base em cada atividade ou projeto necessário para atingir os objetivos estabelecidos pela organização.
E para se definir quais serão as despesas do ano seguinte, cada gestor deverá apresentar e justificar seus projetos, que serão posteriormente discutidos e votados. Esse processo garante a eliminação de atividades que não estejam alinhadas com a missão da empresa, garantindo que sejam aprovadas somente aquelas consideradas essenciais para o sucesso do negócio.
As vantagens do orçamento base zero
Agora que você já sabe o que é o orçamento base zero, veja abaixo algumas vantagens de implementá-lo no seu negócio.
Precisão
Diferente dos métodos tradicionais de realizar um planejamento financeiro, que envolvem algumas mudanças arbitrárias no orçamento do ano anterior, o orçamento base zero faz cada departamento reavaliar cada um dos itens do seu cash flow e registrá-los nos seus custos operacionais. Isso ajuda na redução de custos uma vez que dá uma visão clara dos custos em relação ao desempenho desejado.
Maior eficiência
O orçamento base zero não olha para dados do passado, mas sim do presente. Isso ajuda a alocar recursos, entre departamentos, de forma mais assertiva e eficiente.
Redução de atividades redundantes
Ao aplicar esse método, é possível identificar oportunidades e maneiras de fazer as coisas que possuam o melhor custo-benefício. Assim, elimina-se do processo atividades redundantes e não produtivas.
Diminuição dos riscos de inflação do budget
O orçamento base zero evita a inflação do budget, trazendo consequentemente a redução de custos. Isso porque, cada item deve ser justificado, evitando que tarefas extras sejam incrementadas no budget.
Melhor coordenação e comunicação
O método também promove uma maior coordenação e comunicação dentro das áreas, motivando os colaboradores a se envolverem na tomada de decisões e se empenharem na justificativa do budget para seus projetos.
O orçamento base zero na prática
Antes de aprender como fazer o orçamento base zero na sua empresa, é importante saber que esse método é trabalhoso e requer a participação e o engajamento de toda a direção da empresa.
Além disso, é preciso levantar dados específicos dos custos de cada atividade, o que requer o uso de um bom software de gestão ERP, que controle e registre os dados da empresa, deixando-os prontos para serem utilizados. Veja algumas dicas de como realizar o orçamento base zero abaixo:
1. Mobilização dos colaboradores
Como dissemos, a aplicação do orçamento base zero exige o envolvimento de toda a direção. Para isso, é preciso realizar um treinamento técnico e comportamental com os gestores.
Isso porque, é comum que gerentes e diretores tenham dificuldades em aceitarem cortes em áreas de sua responsabilidade, fazendo com que a preparação e o treinamento sejam etapas fundamentais nesse processo.
2. Separação da empresa em unidades
Para construir o orçamento base zero, é preciso dividir a organização em grupos lógicos de orçamentação para, em seguida, levantar os custos das atividades de cada uma delas.
3. Desdobramento de estratégias da empresa
O orçamento base zero é feito de cima para baixo. Começamos com a missão da empresa, em seguida elaboramos as metas de acordo com a missão e, por último, desenvolvemos um plano estratégico para atingir essas metas.
Para fazer isso, é fundamental responder algumas questões:
- Quais os resultados financeiros que queremos alcançar?
- Por que os clientes nos escolherão, em vez do concorrente? Qual a proposta de valor vamos oferecer?
- Em quais processos teremos que ser excelentes?
- O que é preciso para desenvolver o capital humano da empresa?
4. Análise das métricas de cada área
Em geral, é comum encontrar atividades redundantes, ou seja, áreas diferentes que desempenham processos com fins semelhantes. Por isso, ao aplicar esse método é necessário avaliar o que cada departamento está trazendo. Esta é uma oportunidade chave de reunir as áreas e remanejar recursos humanos com sensatez, de forma a garantir melhor efetividade para o trabalho.
5. Definição do limiar
O limiar é definido como o custo mínimo que uma companhia precisa para desempenhar sua atividade. Todos os gastos além desse limiar são considerados incrementais. Mas atenção nesse ponto: esses são apenas conceitos importantes para o orçamento base zero e não significam, necessariamente, que a empresa deve funcionar no seu limiar.
Isso é importante, porque a partir da definição do limiar que será possível detectar entre os incrementos quais são mais importantes do que os outros. Assim, tudo que for supérfluo poderá ser eliminado, reduzindo custos.
6. Classificação das despesas fixas de cada área orçamentária
Por último, todos os diretores, juntamente ao presidente ou CEO da empresa, deverão se reunir e discutir cada despesa. Cada diretor ou gerente defenderá seus incrementos com base em uma apresentação das atividades e de dados.
Aqui, é preciso lançar mão de uma argumentação consistente para convencer não só o presidente, mas toda a diretoria, que votará naquelas atividades que considerar mais estratégica para a empresa, definindo o orçamento do ano seguinte.
O orçamento base zero busca refletir as despesas realmente necessárias para o sucesso de um negócio. Apesar de consumir tempo e ser trabalhoso, essa é, sem dúvidas, a maneira mais apropriada de se elaborar um budget com números mais precisos e mais eficientes. Gostou do nosso post? Compartilhe-o nas redes sociais!
